Das Korrespondenzmodul erlaubt es, automatisierte Briefe zu schreiben. Z.B. an beliebige Adressen, die in der Adressverwaltung erfasst sind. Dabei kann als Auftraggeber der Ansprechpartner, der Ehepartner, Vater oder Mutter, oder ein anderer erfasster Angehöriger angegeben werden. Sie wählen ihn entweder vor dem Aufruf des Adressmoduls aus oder im Adressmodul im Menü Auftraggeber. An der Farbe erkennen Sie, wer ausgewählt ist. Zwischen Vater oder Mutter, deren Karteikarte gelb ist, unterscheidet man durch Klick auf ein dazugehöriges Eingabefeld und dann nochmal auf den Eltern-Tab. Im Adressmodul sind sie dann blau bzw. rot. Im Adressmodul unten sind die bisherigen Knöpfe für einfache automatische Briefe: Krema-Kaffee-OrdAmt-Rentab-Firma Sie sind jeweils auf einen bestimmten Zweck zugeschnitten, erlauben geringe Änderungen und können nicht gespeichert werden. Die drei neuen Briefknöpfe, Brief – BrSuAd – BrSuNr, erschließen ganz neue Möglichkeiten. Und in den Menüs Briefschreiben, Briefsuchen1 und Briefsuchen2 werden diese Möglichkeiten weiter differenziert. Beim Briefknopf und dem Menü Briefschreiben ist das Suchfeld (öffnet sich links unten) nach Textkürzeln sortiert (linke Spalte im Suchfeld). Im Menü Briefschreiben haben Sie neben der variablen Möglichkeit, wie beim Brief-Knopf das Kürzel selbst einzugeben, gleich noch die Auswahl aus einigen bereits vorgegebenen Kürzeln. Zudem gibt es hier noch den Punkt 'Leerbrief', also ein Brief, in den keine Daten eingemischt sind, der also für alternative Zwecke verwendet werden kann. Wenn Sie jedoch einen bereits geschriebenen Brief suchen wollen, dann wäre das zu unübersichtlich, wenn es irgendeinmal 1000 Briefe mit demselben Kürzel gäbe. Zum schnellen Suchen und Finden ... ...gibt es zum einen den Knopf BrSuAd, d.i. 'Brief suchen: nach Adressen sortiert'. Dabei wird das Suchfeld sortiert nach Adressen und positioniert auf der aktuellen Adresse (d.h. die Adresse, die Sie gerade im Adressmodul angewählt haben). Entweder wählen Sie dann den richtigen mit der Maus (oder den Pfeiltasten) aus oder Sie tippen das Textkürzel ein. Wenn die richtige Zeile markiert ist: Doppelklick oder Enter... ...und zum anderen gibt es den Knopf BrSuNr, d.i. Brief suchen: nach Auftragnummern sortiert. Dabei wird das Suchfeld sortiert nach Auftragsnummern und positioniert auf den aktuellen Auftrag. Sie sehen dann übersichtlich zusammengefasst alle Briefe, die Sie zu dieser Auftragsnummer bereits geschrieben haben. Entweder wählen Sie dann den richtigen mit der Maus (oder den Pfeiltasten) aus oder Sie tippen das Textkürzel ein. Wenn die richtige Zeile markiert ist: Doppelklick oder Enter... Die Standardbriefe sind durch ihre Bezeichnung selbsterklärend und decken die überwiegenden Fälle ab. Nehmen wir gleich den ersten, die Mitteilung. Klick auf den Menüpunkt Mitteilung es erscheint die Auswahl, positioniert auf die erste Mitteilung oder auf die Mitteilung zu diesem Auftrag, wenn schon eine existiert. Der Leer-Brief enthält Adresse und Anrede, aber kein Betreff und ein völlig freies Textfeld, das Sie also selbst beschreiben müssen. Der variable Brief entspricht dem Klick auf den Brief-Knopf und wird über ein von Ihnen frei zu vergebenes Kürzel mit bis zu 10 Buchstaben gekennzeichnet und abgespeichert. Er kann also auch immer wieder aufgerufen und auch für andere Aufträge bzw. Sterbefälle verwendet werden. Verwenden Sie NICHT das Ausrufezeichen ! zu Beginn Ihrer variablen Kürzel. Beim Briefschreiben z.B. an eine Versicherung wählen Sie zuerst den Adressaten aus. Entweder über sein Kennzeichen, wenn Sie es wissen, oder über einen Teil seines Namens. Sobald Sie die richtige Adresse im Editierfeld rechts unten haben, drücken Sie auf den Brief-Knopf oder wählen Sie einen Standardbrief aus dem Menü Briefschreiben. Es öffnet sich das Suchfenster links unten und erlaubt einen Blick auf alle bisher abgespeicherten Briefe. Hier können Sie jetzt entweder den Leertext wählen, um einen Brief ganz neu zu schreiben, oder Sie können ganz schnell und bequem den Text eines Briefes finden, den Sie schon irgendwann einmal geschrieben und unter einem Kürzel abgespeichert haben. Diese Kürzel dürfen bis zu 10 Stellen lang sein. Sie können sie frei bestimmen, praktisch ist, wenn Sie den Zweck des Briefes damit ausdrücken. Nehmen Sie dazu Kleinbuchstaben, große Buchstaben haben eine besondere Bedeutung. Nur für festangelegte Standardbriefe beginnen Sie den Namen mit einem Ausrufezeichen ('!'). Angenommen Sie haben schon einmal an eine Versicherung ein ähnliches Schreiben verfasst und haben es damals mit dem Kürzel 'abc' abgespeichert, dann tippen Sie einfach a --- Sie sehen, das Fenster positioniert beim Buchstaben a und ist nach Textkürzeln sortiert. Oft ist es das letzte Schreiben einer Sorte, das Sie im Gedächtnis haben: Klicken Sie darauf oder wählen Sie es mit den Pfeiltasten aus und drücken Sie . Und schon haben Sie in der Vorschau das fertige Anschreiben: Die Adresse ist eingefügt, das heutige Datum, als Betreff steht 'Sterbefall' mit dem Namen des Verstorbenen, die Anrede ist mit dem richtigen Namen versehen. Normalerweise ist das Schreiben so komplett. Wenn Sie dennoch etwas ändern möchten, klicken Sie auf den 'Daten-1'-Tab. Sie können Änderungen an der Anschrift vornehmen, am Datum, Sie können das Kennzeichen des Bearbeiters ergänzen – in der Regel sind das 2 Buchstaben. Sie können eine weitere Betreffzeile einfügen, also z.B. 'Urkunden'. Sobald Sie das Feld verlassen (mit der Enter-Taste oder der Tab-Taste oder der Maus), sehen Sie die Änderung links in der Vorschau. In den beiden mehrzeiligen Eingabefeldern können Sie jetzt noch Änderungen/Ergänzungen am Haupttext und am PS oder den Anlagen vornehmen. Drucken, ohne zu speichern können Sie mit einem Klick auf 'Druck 1 Seite', bzw 'Druck Alles', wenn der Brief mehr als eine Seite hat. Wenn Sie dieses Schreiben zu Protokollzwecken speichern wollen, klicken Sie auf 'Ende+Druck'. Dabei werden alle Seiten ausgedruckt und der Inhalt zu dieser Auftragsnummer abgespeichert. Bei größeren Änderungen am Sinn des ursprünglich aufgerufenen Schreibens ändern Sie vor dem Speichern sinnvollerweise das Textkürzel unter Parameter. Also z.B. statt 'abc' 'urkunden' o.ä. Zum Anlegen der !standard-Briefe gehen Sie in den Auftrag 1 (000001), dann ins Adressmodul und wählen im Menü Briefschreiben den gewünschten Punkt. Die Anzeige des Suchfeldes beenden Sie mit Esc, denn der Text existiert ja noch nicht. In der Vorschau sehen Sie jetzt eine leere Version des Textes mit dem richtigen Kürzel. Geben Sie unter 'Daten-1' den Text und die Anlagen ein und speichern Sie ihn durch . Wiederholen Sie das für alle Standard-Briefe.